مجله مدیران

مدیریت ، کارآفرینی، بازاریابی و اقتصاد

چهار روش برای القا و افزایش شفافیت در محیط کار.

چهار روش برای القا و افزایش شفافیت در محیط کار

خرد متعارف می گوید: علم قدرت است، و من در زمان شروع به کارم همیشه بین این شعار و رهبران کسب و کار که با کسب علم و پنهان کردن آن از رقبا – و اغلب همکاران – به عنوان ابزار قدرت ، از موقعیت خود محافظت کرده و به آن اعتبار می دادند، ارتباط برقرار می کردم.

اما اخیرا؛ این ضرب المثل قدیمی برای من معنی جدیدی پیدا کرده است. هنگامی که ما کسب و کار خود را ایجاد کردیم، من به این مفهوم پی بردم که “علم قدرت است”، را می توان به روشی واقعا مثبت تفسیر کرده و در محیط کار اعمال کرد. یک محیط کار شاد و پر بار محیطی است که در آن اطلاعات کاملا مجانی به اشتراک گذاشته می شود تا سطح کارکنان بالا برود. این یک محیط کار شفاف است، که در آن دانش و ایده ها در تمام جهت ها به جریان می افتد و هر کس به اطلاعاتی که نیاز دارد تا واقعا احساس کند که در رشد و موفقیت شرکت سهیم است، دسترسی دارد، و در نهایت کار خود را بهتر انجام می دهد.

شفافیت برای فرهنگ یک شرکت مهم است، به این دلیل که باعث ایجاد اعتماد و ارتباط قوی بین کارکنان، مدیریت و خود شرکت می شود. نگه داشتن همه افراد در چرخه، منجر به همکاری بیشتر، اشتراک دانسته ها، خلاقیت بیشتر، حل سریعتر مشکلات (رفت برگشت کمتری وجود دارد) و در نهایت افزایش کارآیی می شود. از همه مهمتر روسا صداقت خواهند داشت. اگر اطلاعات آزاد زیادی وجود داشته باشد که در دسترس همه قرار دارد ،داشتن یک دیدگاه مبهم و نادرست بسیار سخت خواهد بود.

در شرکت من، Funding Circle ، یک بازار جهانی برای وام های کسب و کارهای کوچک، اهمیت فرهنگی شفافیت حتی بیشتر هم هست. در وهله اول نبود صحت و فعالیت های غیر شفاف در بخش بانکی یکی از اصلی ترین دلایلی بود که من و دیگر موسسان را ترغیب به ایجاد کسب و کار کرد. شفافیت (یا به قول ما “باز بودن”) یکی از ارزش های اصلی شرکت ما می باشد، و همزمان با رشد شرکت من زمان زیادی را صرف گسترش عمیق آن در فرهنگ خود می کنم.

اما حفظ شفافیت درست در فرهنگ شرکتی که به سرعت در حال رشد است به سادگی معرفی یک ابزار چت داخلی و یا پرده برداری از اتاق ملاقات نیست. در اینجا چهار نکته اصلی من برای صاحبان کسب و کار که خود را متعهد به القا و افزایش شفافیت در کسب و کار در حال رشد خود می دانند، شرح داده می شود.

  1. مکالمات صریح با همکاران خود را افزایش دهید

    کارکنان را تشویق کنید تا از اعضای بلند پایه تیم رهبری سوالات سخت و چالش برانگیزی در مورد افکارشان بپرسند. می خواهد وضعیت یک پروژه بحث برانگیز باشد یا مسیر استراتژیک شرکت باشد. کارکنان شما در خط مقدم هستند و احتمال اینکه اشکالات و یا مسائلی را که در پشت صحنه در جریان است را سریعتر کشف کنند بیشتر است.

    برای اینکه همه احساس راحتی کنند و افکار و نگرانی های خود را عنوان کنند، فرصتهای متعددی برای گروه های متفاوت افراد ایجاد کنید تا پرسش های مهم و حساس خود را به روش های مختلف مطرح کنند. برای مثال، من در هر ماه جلسه سوال و جواب برای کل شرکت ترتیب می دهم و در آن کارکنان می توانند به صورت ناشناس سوالات خود را مطرح کنند. همچنین هر دو ماه یکبار قرار های ملاقاتی ترتیب می دهم تا در یک گفتگوی صمیمی از افکار دیگر همکاران مطلع شوم و ماهانه در ساعات کاری میزبان تک تک افراد هستم.

  2. دسترسی کافی نیست

    برای شفافیت گاهی لازم است هر چیزی را که مثل یک سد جلوی دسترسی عموم به اطلاعات و داده ها را گرفته است را کنار بزنید. اما فراهم کردن دسترسی به تنهایی کافی نیست. زمانی که شما دید شفافی بین واحد ها بوجود می آورید، حجم خالصی از اطلاعات و اصطلاحات فنی می تواند برای کارکنان تهدید آمیز و تضعیف کننده باشد. در این لحظه ارائه توضییحات و تفاسیر واضح در مورد اینکه این اطلاعات برای افراد مختلف چه معنایی دارد بسیار حیاتی می باشد.

    از کارکنان خود بپرسید که چه چیزی می خواهند بدانند و سپس فرایندی را ایجاد کنید تا اطلاعات را به طور موثر و قابل هضم انتقال دهید. به عنوان مثال ما در شرکت یک سری اسکوربرد داریم که روی آنها زمان نمایش اولیه محصولات، ملاقات سراسری تیم ها و جلسات بیرونی که هر تیم در مورد پروژه ای که در حال کار بر روی آن است ، اطلاعات ریز و عمیقی می دهد ، قرار می دهیم. زمانی که ما چیزی را اندازه گیری می کنیم (مانند بررسی فرهنگ شرکت که اخیرا انجام شد) اطلاعات آن را با کارکنان به اشتراک می گذاریم.

  3. به دیگران یاد دهید چگونه بازخورد صحیحی بدهند و بگیرند

    در اینجا آموزش بسیار کلیدی است. برای مثال، ما شروع به برگزاری جلسات آموزش رهبری برای مدیران خود کرده ایم. در این جلسات یکی از نکاتی که بسیار روی آن تاکید می شود، این است که چگونه به تیم تحت رهبری خود بازخورد صادقانه و سازنده ای بدهیم تا آنها به بیشترین سطح کارآیی خود برسند. به عنوان بخشی از این آموزش، به مدیران یاد می دهیم که چگونه به بازخوردهای صادقانه ای که از اعضای تیم شان دریافت می کنند به طور مثبت واکنش نشان دهند.

  4. اخبار بد را خودتان به اشتراک بگذارید

    کارکنان دوست ندارند در بی خبری به سر ببرند. مخصوصا زمانی که احساس کنند چیز مهم یا نگران کننده ای پشت درهای بسته در جریان است. آنها دوست دارند از مسائل یا اشتباهات و یا تغییرات مهم مطلع شوند. حتی اگر خبر خوبی نباشد. فهمیدن شرایطی که در موقعیت های سخت وجود دارد حداقل به اعضای تیم شما کمک می کند تا با شما در تصمیمات سختی که باید بگیرید همدردی کنند.

    اگر از ارائه اطلاعات خود داری کنید، مردم چیزی را که نمی دانند را از خودشان درست می کنند، . اغلب بدترین حالت ممکن را در نظر می گیرند و ممکن است یک تلفن بازی دراماتیک در ادامه اتفاق بیافتد. شایعه باعث منتشر شدن اضطراب و تنش در تمام سطوح شرکت خواهد شد. اگر شما فقط خبر های خوب را به اشتراک بگذارید، آنها فورا به این فکر می افتند که شما بسیار خوش بینانه به مسائل نگاه می کنید یا اینکه عمدا در حال گمراه کردن آنها هستید. به اشتراک گذاشتن اخبار بد برای ایجا اعتماد مهم است.

    چالش بزرگ در اینجا این است که صریح و صادق و اطمینان بخش باشید و آژیر خطر را به صدا در نیاورید و باعث ناآرامی نشوید و توجه تیم را از دیگر اهداف سلب نکنید. از شناختتان نسبت به شرکت استفاده کنید و اخبار را از بهترین کانال ممکن انتقال دهید، سپس با تیم کوچکی که به آنها اطمینان دارید روی مشکل و راه حل آن کار کنید. به تجربه من، تیم هایی که به طور آشکار اشتباهات را به عنوان فرصتی برای یادگیری می پذیرند، در بلند مدت احتمال اینکه با تغییرات بزرگ یا اخبار بد در کارشان اختلال ایجاد شود، بسیار کمتر است.

    برای تشویق افراد به ایجاد شفافیت در مورد اشتباهات، جایزه ای را در نظر گرفته ایم که ، به شخصی تعلق می گیرد که داوطلبانه درسهایی که از اشتباهات اخیر گرفته است را بازگو کند.

    ایجاد یک محیط کار شفاف باید برای هر کسب و کاری مخصوصا برای آنهایی که می خواهند سریع رشد کنند. کانون توجه باشد. استقبال از شفافیت نه تنها به کارکنان کمک می کند انتخاب های بهتری انجام دهند، بلکه این اطمینان را به وجود می آورد که تیم مدیریت تصمیمات خوب و متعادلی بگیرد. هیچ فرمول جادویی وجود ندارد، اما تعهد به ایجاد شفافیت درست و برداشتن قدم های کوچک می تواند بسیار تاثیر گذار باشد.

منبع

http://www.entrepreneur.com/article/248133

(Visited 76 times, 1 visits today)