نوشتن ایمیل با دقت یک نظامی

در ارتش، اگر قالب نوشتن یک ایمیل بد باشد ممکن است منجر به شکست یک عملیات شود. در طول خدمت در ارتش یاد گرفتم ایمیل را با چه ساختاری بنویسم تا شانس موفقیت عملیات بالا برود. بعد از اتمام خدمت، نکته هایی که در نوشتن ایمیل در ارتش یاد گرفته بودم را در ایمیل هایی که به همکاران و مشتریان می نوشتم نیز به کار بردم و در نتیجه نامه های من شفاف تر شدند، سریعتر درک شدند و پاسخ بهتری از گیرنده دریافت کردم. سه نکته ای که بیشترین کارآیی را دارند به شرح زیر است:

1. استفاده از کلمات کلیدی در عنوان ایمیل

   اولین چیزی که گیرنده ایمیل می بیند نام شما و عنوان ایمیل است، بنابراین بسیار مهم است که عنوان ایمیل به روشنی هدف از ارسال ایمیل را برساند و مخصوصا باید مشخص کند که شما با ارسال این ایمیل انتظار دارید آنها چه کاری انجام دهند. پرسنل نظامی از کلمات کلیدی در عنوان ایمیل استفاده می کنند که ماهیت ایمیل را مشخص می کنند. بعضی از این کلمات کلیدی را در اینجا مرور می کنیم:

   • اقدام – دریافت کننده ملزم به انجام کاری است.

   • امضا – نیاز به امضای دریافت کننده است.

   • اطلاعات – صرفا جهت اطلاع است و نیاز به پاسخ و یا انجام کاری نیست.

   • تصمصم – نیاز به تصمیم گیری توسط گیرنده است.

   • درخواست – به دنبال اجازه یا تایید از طرف دریافت کننده است.

   • هماهنگی – هماهنگی با دریافت کننده.

   دفعه بعد که خواستید ایمیلی مبنی بر اطلاع رسانی تغییر وضعیت برای کسی ارسال کنید از این عنوان استفاده کنید: اطلاع رسانی – تغییر وضعیت. و اگر نیاز دارید تا مدیریت با مرخصی شما موافقت کند می توانید بنویسید درخواست – مرخصی. اگر مدیر پروژه هستید و چندین نفر باید نسبت به تغییرات هفتگی پروژه گزارش دهند از این عنوان استفاده کنید: اقدام – گزارش هفتگی تغییرات. این علامتگذاری ها ممکن است عجیب به نظر بیایند. اما در بین سایر ایمیل ها شاخص تر خواهند بود و گیرنده مجبور نیست برای فهمیدن هدف ایمیل زحمت زیادی متحمل شود. (همچنین شما مجبور می شوید قبل از اشغال فضای ایمیل گیرنده در مورد چیزی که واقعا از گیرنده می خواهید خوب فکر کنید.)

2. اول مهم ترین نکته

   متخصصان نظامی در ابتدای ایمیل متنی را می نویسند که به “اول مهم ترین نکته” معروف است. این متن هدف از ارسال ایمیل و اقدامات مورد نیاز را بیان می کند و باید به پنچ چیز پاسخ دهد: چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا. برای اینکه این متن بیشترین کارآیی را داشته باشد باید مهمترین اطلاعات را به صورت چکیده در اختیار خواننده قرار دهد. در زیر یک نمونه را که در کتاب راهنمای نیروی هوایی نوشته شده است، می بینیم:

   مهمترین نکته: قابل اجرا از تاریخ ۲۹ اکتبر ۲۰۱۳، تمام مستندات دکترین نیروی هوایی لغو و با کتاب ها و ضمایم دکترین اصلی جایگزین شده اند.

   مهمترین نکته به خواننده کمک می کند تا به طور خلاصه از اعلان ها ،تصمیمات و زمان اجرای فرایند های جدید مطلع شود. خواننده لزوما نمی خواهد از تمام اطلاعات پشت صحنه که منجر به این تصمیم شده است مطلع شود. او بیشتر می خواهد بداند: “این ایمیل چه تاثیر روی من می گذارد.” و مهمترین نکته باید به این سوال پاسخ دهد.

   من نیز در ایمیل های کاری از عبارت “مهمترین نکته” استفاده می کنم. گاهی اوقات حتی نکات مهم را با رنگ زرد مشخص می کنم تا منظورم کاملا مشخص باشد. یه نمونه از نامه های من در زیر آمده است:

   عنوان: اطلاع رسانی – کار در منزل

   مهمترین نکته: ما زمان روزهای کار در منزل را از سه روز در هفته به یک روز در هفته کاهش داده ایم و از اول دسامبر اجرایی خواهد شد.

   جزئیات پشت صحنه:

   • این تلاشی است برای بالا بردن روحیه تیمی و رشد کار تیمی.

   • تمام اعضای هیئت مدیره از این تصمیم حمایت کردند.

   شانن می داند که به این ایمیل نباید پاسخ دهد، چون عبارت اطلاع رسانی در عنوان آن آمده است. همچنین با خواندن مهمترین نکته از محتوای ایمیل مطلع می شود. و چون تغییر بزرگی در سیاست شرکت ایجاد شده است، جزئیات پشت این تصمیم آورده شده است تا نشان داده شود که تصمیم نهایی شده است و به قصد ایجاد تاثیر مثبت در شرکت اتخاذ شده است.

3. افراد نظامی می دانند که ایمیل های کوتاه تاثیر گذارتر از ایمیل ها طولانی هستند، بنابراین سعی می کنند کل محتوای ایمیل از یک پاراگراف چند خطی بیشتر نباشد تا گیرنده مجبور به اسکرول کردن نباشد. آنها از استفاده از افعال مجهول نیز خود داری می کنند تا جمله ها طولانی نشوند یا همانطور که کتاب راهنمای نیروی هوایی می گوید “علاوه بر طولانی و پیچیده کردن جمله، افعال مجهول جمله را کثیف هم می کنند.” در عوض از افعال معلوم استفاده می کنند که اسم در جلوی فعل می آید. با استفاده از افعال معلوم “فعل کار را برای شما انجام می دهد.” به عنوان مثال به جای “کارخانه توسط یک اف ۱۸ بمباران شد”، متخصصین نظامی از “یک اف ۱۸ کارخانه را بمباران کرد” استفاده می کنند.

   با اینکه ایمیل های کوتاه موثرتر هستند، حتی در ارتش نیز ایمیل های بلند استفاده می شوند. اگر در یک ایمیل نیاز به توضیح بیشتر باشد، باید اطلاعات پشت صحنه را بعد از مهمترین نکته به صورت موردی در اختیار خواننده قرار دهید تا مقصود شما را سریع دریافت کند. مانند ایمیل بالا.

   در آخر، برای جلوگیری از بالا بردن حجم ایمیل، فایل هایی که قرار است ارسال شوند را در سایت گذاشته و لینک آنها را در ایمیل قرار می دهند. با این کار گیرنده مجبور می شود برای دریافت فایل ها به سایت مراجعه کند که احتمالا آخرین نسخه فایل در آنجا قرار دارد. از طرف دیگر در سایت بررسی می شود که آیا دریافت کننده ایمیل مجوزهای امنیتی لازم برای مشاهده فایل را داشته باشد و شما ناخواسته فایلی را برای کسی که اجازه مشاهده آن را ندارد ارسال نکرده باشید.

   در اینجا یک نمونه دیگر از ایمیل هایی است که در آن از کلمات کلیدی در عنوان استفاده شده است، مهمترین نکته در آن وجود دارد، جزئیات پشت صحنه به صورت موردی ذکر شده اند و از فعل معلوم استفاده شده است.

   عنوان: اطلاع رسانی – تغییر زمان جلسه

   شانن،

   مهمترین نکته: زمان ملاقات هفتگی به ساعت ۲ بعد از ظهر سه شنبه تغییر کرد تا با زمان مدیر مالی مطابقت داشته باشد.

   جزئیات پشت صحنه:

   • ما به دنبال زمان مناسب دیگری بودیم، اما این تنها زمان ممکن بود و بسیار مهم است که شما حضور داشته باشید تا سود زیان خود را گزارش دهید.

   • مدیر مالی سه شنبه در بوستون خواهد بود تا جلسه ای با هیئت مدیره داشته باشد.

   • او می خواهد گزارش مالی که در این لینک موجود است، قبل از جلسه بررسی شود.

   با به کار بردن آداب و رسوم ایمیل های نظامی شما نهایت شفافیت را در مکاتبات خود برای همکاران و مشتریان فراهم خواهید کرد.

منبع:

https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision