چگونه کسی را که کار اشتباهی انجام نداده است اخراج کنیم.

“ویلیام، تو مدیر اجرایی ما را می‌شناسی. او کار اشتباهی انجام نداده است و همیشه وظیفه شناس است. اما فکر می‌کنم باید او را اخراج کنم.

زمانی که او را استخدام کردیم، در مورد همه چیز می‌توانستم روی او حساب کنم. اما بعد از ۳ سال ایراداتی بوجود آمد. الان که نزدیک به ۵ سال از همکاری ما می‌گذرد، روند پیشرفت کارها کند شده است و او سرعت عمل لازم را ندارد. فکر می‌کنم برای ادامه روند رو به رشد خود باید تغییراتی اعمال کنم. چطور این کار را انجام دهم؟”

اگر شما مدیر یک سازمان یا یک تیم باشید، یا قبلا با این وضع مواجه شده‌اید و یا در آینده با آن مواجه خواهید شد. دیر یا زود، هر مدیری با کارمندی مواجه خواهد شد که کار “اشتباهی” انجام نداده است اما برای رشد و ارتقاء سازمان به اندازه کافی خوب نیست.

شما چگونه کسی را که کار اشتباهی انجام نداده است اخراج می‌کنید؟ من خودم مجبور شدم این کار را بکنم و بعضی از مشتریان ما نیز این کار را انجام داده‌اند. در ادامه به مواردی اشاره می‌کنم که من در زمان طی کردن این مسیر که معمولا هم دردناک است، به خاطر می‌سپارم:

1. همین الان این را درک کنید که اگر شما رشد کنید، همه افراد با شما رشد نخواهند کرد.

   بیشتر کارآفرینان به آینده فکر می‌کنند. همین آینده نگری است که آنها را به جایگاه فعلی رسانده است، بدین معنی که پیشرفت کردن مهمترین الویت فکری آنها است. همزمان با رشد شرکت، چند چیز اتفاق می‌افتد.

   اول اینکه مخاطرات بزرگ‌تر می‌شوند. رشد یعنی درآمد بیشتر، مشتریان بیشتر و استراتژی‌های جدید. حقیقت این است که همه افراد همزمان با شما و شرکت شما تکامل پیدا نمی‌کنند، می‌خواهد به دلیل نخواستن باشد یا نتوانتسن. ایرادی به آن وارد نیست و منعکس کننده ضعف شما، شرکت شما و یا خود شخص نیست. هم افراد و هم کسب و کارها تکامل پیدا می‌کنند، اما مسیر تکامل این دو همیشه در یک جهت نیست. اگر در زمان مناسب به این طرز فکر دست پیدا کنید، وقتی زمان تصمیم گیری‌های سخت در مورد کارکنان فرا برسد، شفافیت ذهنی کافی برای تصمیم گیری خواهید داشت.

2. آهنگ تغییر و رشد را مشخص کنید.

   یکی از دردناک‌ترین جنبه‌های اخراج شدن، شوک ناشی از آن است. همیشه به مشتریان خود نصیحت می‌کنم راهی پیدا کنند که مدت‌ها قبل از فرارسیدن زمان اخراج غافلگیری آن را کاهش دهند. من در محل کار خود یک نسخه از کتاب “چیزی که شما را به اینجا رساند به آنجا نخواهد رساند” نوشته مارشال گلداسمیت (Marshal Goldsmith) را دارم. خواندن این کتاب را به شدت پیشنهاد می‌کنم. نه تنها به دلیل ارتباطی که با این مقاله دارد بلکه به این دلیل که نصایح آن را در شرکت خود به کار ببرید.

   سیستم و استراتژی که شما را به موفقیت کنونی رسانده است لزوما شما را به موفقیت بیشتر نخواهد رساند. و اگر اعضای تیم شما نمی‌توانند به همراه شما رشد کنند، بهترین چیز برای هر دو طرف این است که مسیرشان را جدا کنند.

   نکته کلیدی در به حقیقت پیوستن این واقیت این است که در همان ابتدای کار آهنگ رشد را مشخص کنید. من سعی می‌کنم این کار را با مطالعه کتاب مذکور و صحبت مداوم در مورد آن انجام دهم. آگر شما آهنگ تغییرات لازم را مشخص کنید و توقعات افراد شفاف شده باشد، آنگاه فرایند جدا شدن آنها از سازمان نیز شوک کمتری خواهد داشت.

3. دو بار اندازه بگیر، یک بار ببر.

   این یک مثل قدیمی است، اما در زمان اخراج یک کارمند وظیفه شناس صدق می‌کند. من هر چه بیشتر در حوضه استخدام مدیران فعالیت می‌کنم، بیشتر متوجه می‌شوم که شخص وظیفه شناس واقعی بسیار نادر و با ارزش است. قبل از اینکه اجازه دهید کسی از شرکت برود مطمئن شوید که کارآیی او همیشه پایین است. یکبار اشتباه را همه انجام می‌دهند، اما اشتباهات مداوم تعیین می‌کنند که یک شخص باید از شرکت برود.

   بهترین راه انجام این کار تعیین هدف و بازبینی اهداف است. بازبینی فصلی و یا سالانه همراه با تعیین اهداف کمی (مخالف کیفی) می‌تواند در شرایطی که بازدهی کارمند پایین است، کارساز باشد. بعضی مواقع افراد به یک محرک بیرونی یا راهنمایی مجدد نیاز دارند تا بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند. بازبینی ها فقط روشی برای ارزیابی کارمندان نیستند، بلکه ممکن است به شما کمک کنند تا مشکلاتی که در ساختار شرکت وجود دارند را پیدا کنید.

   اگر مشکل یکی از کارمندان باشد (و مشکل سازمانی نباشد) تعیین اهداف کمی به شما این اطمینان را می‌دهد که جدا شدن آن کارمند به نفع کسب و کار شما است. همچنین تا حد امکان غرایض شخصی را از بین می‌برد و تصمیم گیری را ساده‌تر و اجتناب ناپذیر می‌کند.

4. قبل از کشیدن ماشه در آینه نگاه کنید.

   قبل از اینکه وارد آن مکالمه سخت (گفتن خبر اخراج به شخص مورد نظر) شوید، چند سوال از خودتان بپرسید. “برای بهتر شدن این فرد چه کاری می‌توانم انجام دهم؟ آیا اهداف کاری مشخصی برای او تعیین کرده‌ام؟ آیا ابزار کافی برای رسیدن به اهداف تعیین شده در اختیار او گذاشته‌ام؟” و سوال آخر اینکه “آیا در شرکت پست دیگری برای این شخص وجود دارد؟” من به شخصه طرفدار پر و پا قرص تغییر پست افراد هستم و معتقدم بعد از گذشت چند سال باید پست افراد را تغییر داد. و شما به عنوان یک مدیر و رهبر وظیفه دارید قبل از اخراج هر شخصی تمام گزینه‌های ممکن را امتحان کنید.

5. سریع تصمیم بگیرید، اما به آرامی اجرا کنید.

   وقتی که مدارک و شواهد را بررسی کرده و در آینه نیز نگاه کردید، دیگر زمان تصمیم گیری فرا رسیده است. با اینکه باید در اخراج افراد محتاط باشید اما تا ابد نمی‌توانید صبر کنید. تنها مشکل بزرگی که من در استخدام و اخراج افراد می‌بینیم این است که مردم خیلی سریع استخدام می‌کنند و خیلی کند اخراج می‌کنند. صبر کردن شرایط را بهتر نخواهد کرد.

   با توجه به این حرف ، زمانی که تصمیم خود را گرفتید، هم به آن کارمند و هم به تیم خود مدیون هستید که تغییرات واقعی را بوجود آورید. به کارمند مورد نظر اطلاع دهید که در دوره ارزیابی قرار دارد. در هر شرایطی این دوره باید از ۲ هفته بیشتر و از ۶۰ روز کمتر باشد. مردم تا چند هفته می‌توانند وانمود کنند که تغییر کرده‌اند (در اول سال به باشگاه ها نگاه کنید که چقدر شلوغ است. اما بعد از چند هفته بسیاری از تازه وارد ها ریزش می‌کنند) اما تغییر پایدار حداقل ۴۰ روز زمان می‌برد. در بسیاری از موقعیت‌ها که الگویی برای کم کاری وجود دارد، تغییر رخ نخواهد داد. اما باز هم شما عامل غافلگیری را از بین برده‌اید.

6. در زمان جدایی، مانند یک کبوتر معصوم و مانند یک مار دانا باشید.

   هر نوع جدایی که در ذهن دارید و یا سیاست شرکت شما هر چیزی که باشد، نصحیت من این است که در این شرایط استثنا قائل شده و بسیار بخشنده باشید. در حقیقت من به مردم می‌گویم در این شرایط هر کاری که می‌کنند را دو برابر کنند. اگر به هضم هزینه‌ای که روی دست شما می‌گذارد کمک می‌کند، فکر کنید “هزینه وضیفه شناسی” آن فرد را پرداخت می‌کنید. بیشتر از اینکه ارزش پولی داشته باشد، نشان دهنده حسن نیت شما است و در مقابل کارمند جدا شده همیشه به نیکی از شما و مدیریت شما یاد خواهد کرد.

   از طرف دیگر مطمئن شوید که قرارداد محکمی برای جدا شدن خواهید داشت که بر اساس آن تا مدتی به کارمند اخراج شده دستمزد پرداخت می‌شود و مانع از این می‌شود که او و یا خانواده‌اش اظهارات توهین آمیزی نسبت به شرکت شما و یا شرایط اخراج داشته باشند.

7. از قبل متوجه باشید که به احتمال زیاد یک دوست را از دست خواهید داد.

   دفعات زیادی من به مشتریان خود در اینگونه شرایط کمک کرده‌ام. شرایطی که آنها می‌خواهند یک دوست را اخراج کنند. تقریبا در تمام دفعات آنها دوست داشتند که اخراج باعث از بین رفتن دوستی نشود و متاسفانه بسیار به ندرت رخ می‌دهد. زمانی که به انتهای مسیر جدایی برسید، رابطه شما با دوستتان تغییر کرده و ممکن است به کلی تمام شود. دانستن این موضوع به شما کمک می‌کند غافلگیر نشده و تلاش نکنید اتفاقی رخ دهد که احتمال رخ دادن آن پایین است.

منبع

http://www.forbes.com/sites/williamvanderbloemen/2016/09/07/how-to-fire-someone-who-hasnt-done-anything-wrong/