توسط 
جمع کردن چند نفر دور هم برای صحبت کردن درباره یک مفهوم جدید یا برای توافق روی یک موضوع، چیز شگفت انگیزی است. اما زمانی که افراد از آن سوء استفاده کنند دیگر شگفت انگیز نیست. همه ما همکارانی داریم که متاسفانه در نحوه هماهنگی جلسه، میزبانی جلسه و مدیریت آن بی دقت هستند و به همین دلیل باعث اتلاف وقت دیگران شده و مانع از آن می شوند که افراد زمان بیشتری را صرف کار واقعی خود بکنند.
اگر شما در شرکتی کار می کنید که کارکنان آن فکر می کنند برای حل هر مشکلی باید یک جلسه برگزار کرد، این مقاله را حتما بخوانید. در مقابل اگر شرکت شما جلسات بسیار کمی برگزار می کند، باز هم این مقاله را بخوانید.
-
دقیقا مشخص کنید که در جلسات چه کاری انجام می دهید
چیز ساده ای است. درست است؟ اگر توضیح مشخص و هدفمندی برای جلسه ای که به آن دعوت شده اید وجود ندارد، از شرکت در آن خود داری کنید و یا بخواهید توضیح مشخصی در مورد آن ارائه دهند. هر درخواست جلسه ای باید این جمله را در خود داشته باشد “هدف از این جلسه …..”. اگر این جمله در دعوت نامه وجود نداشت، دعوت را قبول نکنید.
-
همیشه به یک دستور جلسه نیاز است
اگر در یک جلسه چند تن از کارمندان که حقوق ثابت می گیرند شرکت دارند، خواسته زیادی نیست که همه بدانند برای رسیدن به هدف جلسه در مورد چه چیز هایی صحبت خواهد شد. شما برای ساعات کاری آنها به آنها حقوق می دهید. پس نباید وقت آنها بیهوده تلف شود. هر کسی باید برای جلسه آماده شود و هر کسی باید نقش خود را در جلسه بداند. نقش ها مشخص نشده اند؟ در جلسه شرکت نکنید. شرکت نکردن در جلسه ای که به آن دعوت شده اید برای شما حاشیه هایی به دنبال خواهد داشت، اما در مقابل می توانید ز مان خود را صرف چیز مهمتری کنید. مانند کارتان.
-
زمانبندی مهمترین چیز است
قبل از جلسه به همه افراد اطلاعات لازم را بدهید. این اطلاعات باید چند روز کاری قبل از زمان برگزاری جلسه به دست افراد برسد در غیر این صورت مورد قبول نخواهد بود. حتما قبل از جلسه وقت گذاشته و برای جلسه آماده شوید و بعد از جلسه نیز کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. در دستور کار جلسه برای باید هر موضوعی زمانبندی وجود داشته باشد. در صورتی که همه این نکات رعایت شدند در جلسه شرکت کنید. مهمترین نکته اینکه اگر هر کسی تلاش کرد بحث را به سمت موضوع مورد نظر خود بکشاند یا توجه شخصی به چیز دیگری جلب شد، با نهایت احترام همه چیز را به مسیر خود برگردانید. برای برگزاری جلسات در یک زمان مشخص ، تعیین زمان باید با رای اکثریت و یا تایید مدیر انجام شود. به این دلیل که وقتی صحبت از اتلاف وقت دیگران مطرح باشد، مدیران بیشتر از همه این کار را می کنند.
-
برای اطمینان از اینکه همه می توانند نظرشان را ابراز کنند از تکنولوژی استفاده کنید
اکثر شرکت های بزرگ دنیا برای اینکه مطمئن شوند در جلسات همه – حتی افراد خجالتی – امکان مطرح کردن سوالات خود را دارند از “ناظم گوگل (Google Moderator)” استفاده می کنند. بهترین سوالات به وسیله رای گیری بین اعضای شرکت کننده انتخاب شده و در انتهای جلسه به آنها پاسخ داده می شود. کار آمد است. درست است؟ خبر بد: ناظم گوگل مرده است. خبر خوب: شرکت اسپیک آپ (SpeakUp) سرویس اسپیک آپ لایو (SpeakUp Live) را راه اندازی کرده است و نسخه آزمایشی آن مجانی است. گزینه دیگر که کمتر مطلوب است، انتخاب افراد با اعتماد به نفس و اجتماعی برای کنترل زمان است، اما معمولا در این روش نظر همه افراد تامین نمی شود. مخصوصا افراد ساکت و خجالتی.
-
پیگیری کردن اجباری و ضروری است
تا اینجا میلیون ها تومان صرف دستمزد افراد حاضر در جلسه شده است و فرصت های زیادی را صرف بحث در مورد موضوعات بسیار مهم و دستیابی به اهداف کرده ایم. بسیار عالی! قدم بعدی چیست؟ مسئول جلسه باید همه افراد را از وظایف و موعد مقرر انجام آنها آگاه کند. در صورت نبود پیگیری آیا همه افراد فقط وقت خود را هدر داده اند؟ بله.
تغییر رفتار و نظم دادن به زمان و چگونگی برگزاری جلسات کار آسانی نیست، اما اگر متعهد شوید که این قوانین را رعایت کنید، از تعداد جلساتی که از تقویم شما حذف می شوند شگفت زده خواهید شد. چرا؟ چون گذاشتن یک قرار جلسه کار ساده و کم زحمتی است. اما گذاشتن یک قرار جلسه، برگزاری موثر آن و پیگیری اهداف آن راحت نیست. فقط تصور کنید چقدر زمان اضافی برای انجام کارهای خود خواهیم داشت.
منبع
نظرات